Dažnai naujuosius metus organizacijos pasitinka su metiniais, periodiniais arba vertinimo pokalbiais. Tačiau neretai ši tema kelia įtampą tiek darbuotojams, tiek vadovams. Daugiau apie tai, kas yra tvari žmonių strategija, kaip evoliucionavo metiniai pokalbiai, koks turėtų būti pokalbių periodiškumas, kaip į pagalbą ateina technologijos ir dirbtinio intelekto sprendimai, kokios strategijos gali padėti užtikrinti sėkmingus metinius pokalbius ir ne tik, kalbėjomės su tvarios žmonių strategijos eksperte ir Triple O Consulting konsultante Edita Kaminskaite.
Tvari žmonių strategija
Tvari žmonių strategija kaip mąstymo kryptis atsirado po pandemijos organizacijoms susitelkus į žmonių gerovę ir jų patirtį – į žmones buvo atsigręžta kaip į kertinius veiklos akmenis ir didžiausią resursą, kurį organizacija turi. Organizacijos suprato, kad žmonių, tik kaip resurso traktavimas, ilgalaikėje perspektyvoje nėra geriausias sprendimas, o ir tyrimai rodo, kad saugūs ir laimingi darbuotojai yra daug lojalesni, produktyvesni ir labiau prisideda prie organizacijos gerovės, pasiekia apie 30-40 proc. didesnę apyvartą ir pelningumą.
Metinių pokalbių evoliucija
Bendras HR teoretikų mąstymas apie metinius pokalbius atsirado industrinės revoliucijos pradžioje ir stipriai pasikeitė paaiškėjus, kad darbuotojų našumą fabrikuose lemia pojūtis, kad darbuotojas yra vertinamas. Nors istoriškai metiniai pokalbiai buvo susieti su darbo užmokesčiu, augant humanistinei psichologijai ir humanistiniam požiūriui, atsirado studijų, tiriančių darbuotojų augimą ir metiniai pokalbiai pasisuko kita linkme – kaip galime vystyti, motyvuoti darbuotoją, kaip jį įtraukti į organizacijos metinius planus. Darbuotojų įtrauktis ir santykis tarp vadovo ir darbuotojo įgijo daug didesnę prasmę.
Tam tikru metu metiniams pokalbiams pasidarius per didele administracine našta, atsirado postūmis atsisakyti metinio ciklo, formalizuoto proceso, kuris atima per daug laiko. Įsivyravus mąstymui, kad mes kuriame santykį tarp darbuotojo ir vadovo, formalus procesas tapo nebereikalingas. Atsiradus technologijoms ir galimybėms lengviau pamatuoti rezultatus, metinis periodinis pokalbis, kuris anksčiau apimdavo darbo rezultatų užmokesčio ir vystymo dalį, skilo pusiau – įsitvirtino efektyvumo matavimo įrankiai ir įsivyravo kitokia organizacijų vystymo mąstysena.
Šiais laikais, daugiausiai darbuotojui ir vadovui streso kėlęs metinis periodinis pokalbis, daugeliui didelių organizacijų dabar yra galutinai atsietas nuo darbo užmokesčio peržiūros. HR technologijos įgalino vadovus dokumentuoti darbuotojo rezultatus ir tuo pačiu atsieti darbo rezultatų vertinimą nuo santykių ir darbuotojo raidos. Psichologinio komforto ir gerovės momentas, darbuotojui primenant, jog jo darbas yra vertinamas, net jeigu geri rezultatai buvo pasiekti metų pradžioje, yra itin svarbus. Iš retrospektyvaus pokalbio tai tapo dialogu ir proga vadovui išgirsti grįžtamąjį ryšį, turėti nuolatinį pokalbį, kuris leidžia koreguoti darbo procesą ir santykį tarp vadovo ir darbuotojų.
Pokalbių periodiškumas – koks jis turėtų būti?
Tam, kad organizacijos galėtų suprasti, koks turėtų būti pokalbio periodiškumas, pirmiausiai svarbu nuspręsti tokių pokalbių tikslą. Kokiu periodiškumu tai reikėtų daryti, organizacijai padėtų apsispręsti tai, kiek darbo procesų ji gali koreguoti ir kokiu laikotarpiu – kas mėnesį, kas tris ir pan. Pokalbių periodiškumas turėtų būti susijęs su tuo, ką mes galime koreguoti, į ką galime reaguoti, ką norėtume pasiekti trumpuoju, vidutiniu ir ilguoju laikotarpiu.
Į pagalbą technologijos ir dirbtinis intelektas
Vienas didžiausių tokių pokalbių iššūkių, su kuriuo susiduria organizacijos – skirtingi darbuotojų ir vadovų lūkesčiai. Pirmiausiai reikėtų pradėti nuo tikslo ir kodėl yra susitinkama. Gerą pamatą metinių pokalbių gairėms galėtų padėti bent 3-4 bendros sritys, susietos su organizacijos prioritetais, strateginėmis iniciatyvomis, vertybėmis. Tokią informaciją susisteminti ir prireikus turėti galimybę peržvelgti, gali padėti HR technologijos, teksto, kalbos atpažinimo, dirbtinio intelekto sprendimai, kurie greitai galėtų pateikti konspektus, raktinius žodžius ir pan.
Rezultatyvus metiniai pokalbiai
Sėkmingiems metiniams pokalbiams gali pagelbėti trys esminiai punktai:
- Pasiruošimas. Bendros struktūros, punktų, gairių tarp darbuotojo ir vadovo turėjimas ir atitinkamas pasiruošimas, yra pagrindas konstruktyviam pokalbiui.
- Lūkesčių iškomunikavimas. Vykstant pokalbiui, svarbu susitarti bendrus lūkesčius ir rezultatą, t.y. ką norėtume pasiekti po šio pokalbio ir kokio rezultato tikimės.
- SMART tikslai arba OKR. Priklausomai nuo to, kokį vertinimo modelį organizacija yra pasirinkusi, aptarti ko reikia, kad tikslai būtų pasiekti.
Šiandien populiari ir SOAR analizė – strengths, opportunities, aspirations ir results. Šiuo atveju yra koncentruojamasi į tai, kur esame stiprūs, kokių galimybių turime, ką reikia patobulinti, kokie yra ilgalaikiai tikslai, ambicijos ir rezultatai, kurių norime pasiekti.
Išankstinis įsipareigojimas būti atviriems ir grįžtamasis ryšys vadovams
Tokio pobūdžio pokalbiai turėtų turėti išankstinį įsipareigojimą kalbėti atvirai – tiek apie teigiamus, tiek apie neigiamus dalykus. Dažnai vadovams sudėtinga paprašyti grįžtamojo ryšio tokiu būdu, kad jis būtų nuoširdus. Nors vadovai komunikuoja, kad jų durys visada atviros, darbuotojai dažnai neišdrįsta iškelti rūpimų klausimų, užsisklendžia ir viskas pasibaigia perdegimu arba tyliuoju atsitraukimu.
Pokalbių atvirumui tvirtą pagrindą padeda aiškios struktūros turėjimas ir įsipareigojimas aptarti kiekvieną sritį. Instrumentas, kurį naudoja sėkmingi vadovai, yra šviesaforo principas – start, stop, continue, t.y. tam tikrus dalykus pradėti, kai kuriuos stabdyti, kažką toliau tęsti. Siekiant gauti darbuotojų grįžtamąjį ryšį vadovams, būtent strateginis ir konkrečių klausimų iškomunikavimas, pvz.: kaip jautiesi su manimi dirbdamas, ar manai, kad tave per daug kontroliuoju, kaip dažnai norėtum, kad aš paskambinčiau ir paklausčiau, kaip sekasi ir pan., gali padėti judėti darbuotojo patirties individualizavimo link, kuomet vadovas prisitaiko prie kiekvieno darbo stiliaus. Specifiškumas reikalingas ir kalbant apie konkrečias situacijas ir apkalbant konkrečius sprendimo būdus, koreguojant netinkamą elgseną iš karto, nelaukiant metinio pokalbio.
Tylusis atsitraukimas
Dažniausia tyliojo atsitraukimo ir perdegimo priežastis yra tai, kad žmonės nesijaučia psichologiškai saugūs savo darbe. Grįžtamojo ryšio trūkumas sudaro vakuumą, kurio dėka sudėtinga jaustis psichologiškai komfortiškai ir suprasti, ar darbas yra atliekamas gerai. Taip pat, žmogus turi suprasti, jog turi visus reikalingus kokybiškam darbui atlikti reikalingus įrankius, yra tinkamoje aplinkoje, turi prieigą prie technologijų. Galiausiai, pasiekimų pastebėjimas ir įvertinimas padeda žmogui suprasti, kad jis dirba gerai ir yra vertinamas.
Šie trys esminiai punktai yra labai lengvai pasiekiami periodinių pokalbių metu, nes galime suteikti grįžtamąjį ryšį, aptarti resursus, pagirti darbą ir pan. Šiuo atveju ir vėl grįžtame prie minties, jog darbuotojai pradėjo labiau stengtis, nes buvo pastebėti ir buvo įvertinti. Tyliojo atsitraukimo prevencijoje svarbus ir kitas įrankis – gebėjimas išklausyti darbuotojo grįžtamąjį ryšį ir užtikrinti, jog tam, kad įvyktų pokytis, jis bus panaudotas.
Vadovo pažeidžiamumas
Vadovui gavus darbuotojo grįžtamąjį ryšį, svarbu pasakyti, kas yra įgyvendinama greitai, pvz. per dvi dienas, kam reikės daugiau laiko. Kartais, ne visiems dalykams priklausant nuo vadovo, jam gali būti sunku tai pripažinti, tačiau svarbu nebijoti pasirodyti pažeidžiamam. Pažeidžiamumas ir atvirumas yra svarbus todėl, kad darbuotojai įvertins atvirumą ir skaidrią informaciją. Apskritai, viena pagrindinių dedamųjų pokalbio dalių yra nuoširdus noras būti atvirame santykyje ir galimybės geriausių rezultatų pasiekti kartu.
Iš esmės, bet koks santykis tarp darbuotojo ir vadovo, yra santykis tarp žmonių, o pokalbiai ir susitikimai yra to santykio palaikymas. Pandemija parodė, kad nors trumpuoju laikotarpiu mums pavyksta dirbti esant didesniam atstumui, anksčiau ar vėliau imame ieškoti bendrystės su kitais žmonėmis. Periodiniai pokalbiai padeda sukurti ir išlaikyti tvarų ryšį tarp žmonių organizacijoje ir sukurti tą bendrystę, kurios dėka galima pasiekti daugiau.
